Skip to main content

Import kontrahentów z pliku xlsx

Przeznaczenie​

Umożliwia dodanie wielu kontrahentów na raz bez konieczności ręcznego przenoszenia wszystkich informacji na poszczególne karty kontrahentów. Wykorzystanie importu kontrahentów z pliku pozwala na:

  1. Oszczędność czasu i zmniejszenie kosztów wprowadzania danych Dzięki importowi z pliku xlsx użytkownik może jednorazowo zaimportować wszystkie dane swoich kontrahentów i wprowadzić je do systemu bez konieczności ręcznego przeniesienia wielu informacji przez konkretnych pracowników.

  2. Efektywne wdrożenie nowych danych Podczas wprowadzania nowego systemu do klienta z dużą liczbą kontrahentów możliwe będzie szybkie załadowanie wszystkich danych, co ułatwi i przyspieszy migrację z innego systemu.

  3. Zmniejszenie ryzyka błędów Załadowanie wszystkich danych przy pomocy pliky xlsx pozwoli uniknąć literówek i innych pomyłek, których prawdopodobieństwo wystąpienia przy ręcznym przenoszeniu byłoby bardzo duże.

Wymagania​

  1. plik w formacie xlsx lub xls
  2. licencja: Import z Excela (#123)

Konfiguracja i funkcjonalności​

Przygotowanie pliku xlsx/xls​

Kolumny, które powinny znaleźć się w pliku xlsx/xls.

  1. Imię
  2. Nazwisko
  3. E-mail
  4. Telefon
  5. Nazwa firmy
  6. NIP
  7. Ulica
  8. Numer budynku
  9. Numer lokalu
  10. Kod pocztowy
  11. Miasto

Wgrywanie pliku​

Import jest dostępny w Ustawienia -> Import kontrahentów lub pod linkiem {nazwa_systemu}/import.

Pobierz przykładowy plik xlsx

Mapowanie pól​

Umożliwia wskazanie, w jaki sposób będą zapisane poszczególne kolumny z pliku. Jeśli któraś z kolumn zostanie oznaczona jako pusta, nie będzie importowana do systemu.

Wykrywanie duplikatów​

System wykrywa duplikaty poprzez sprawdzanie wartości pól:

  • jeśli istnieje osoba kontaktowa o tym samym Imieniu i Nazwisku oraz jedna cecha jest taka sama: Telefon lub E-mail lub Firma;
  • jeśli istnieje w systemie firma o takiej samej Nazwie oraz jedna z cech jest taka sama: NIP lub Adres.

W przypadku wykrycia przez system duplikatu możemy:

  • Utworzyć nowy wpis,
  • Połączyć tworzony wpis z tym, który już istnieje.

Podsumowanie importu​

Po zakończonym imporcie otrzymujemy komunikat z podsumowaniem, w którym znajdują się informacje o:

  • liczbie nowych rekordów wprowadzonych do systemu,
  • liczbie zaktualizowanych rekordów,
  • liczbie pominiętych rekordów,
  • liczbie błędnych rekordów.

Z tego poziomu możemy przesłać także kolejny plik do importu.

Wypełniona przykładowa Karta Kontrahenta:

Przykłady użycia (przykłady, zakres, efekt zastosowania w biznesie)​

Migracja danych z innego systemu CRM​

Firma, która dotychczas korzystała z innego systemu CRM, przechodzi na nowy system. Import z pliku xlsx i xls umożliwia importowanie całej bazy klientów z pliku Excel, bez konieczności ręcznego przenoszenia danych.

Obsługa nowego oddziału firmy​

Nowy oddział firmy rozpoczyna pracę w systemie. Dotychczas obsługiwał setki klientów, którzy muszą być teraz przeniesieni do systemu. Kierownik oddziału przygotowuje plik z kontrahentami, którzy są importowani, co umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy w nowym systemie.