Skip to main content

Zadania i zdarzenia

Konfiguracja typów zadań i zdarzeń​

Lista wszystkich dostępnych typów zadań znajduje się w Ustawienia, Zadania i zdarzenia, Typy zadań.

Dodawanie nowego typu zadania​

Aby dodać nowy typ zadania należy kliknąć przycisk dodaj nowy na liście wszystkich dostępnych typów, a następnie wypełnić formularz podając:

  • Nazwę typu
  • Priorytet
  • Zdarzenie
  • Automatyczność
  • Czy Powiadamiać wykonawcę komunikatem - dostępne jeśli włączono nowy wygląd zadań/ zdarzeń
  • Prywatność
  • Czy pozwolić na określenie daty końcowej i czasu trwania
  • Planowaną datę
  • Ikonę
  • Kolor ikony
  • Pola - pola wymagane aby móc zapisać zadanie
  • Atrybuty - będą one widoczne na formularzu tworzenia danego typu zadania

Wymagalność pól​

Na widoku konfiguracji typu zadania lub zdarzenia można określić, które pola są wymagane podczas jego tworzenia. Wymagalność oznacza konieczność uzupełnienia co najmniej jednego powiązanego kontrahenta lub wprowadzenia wartości w polu Opis.

Po zaznaczeniu danego pola stanie się ono wymagane podczas tworzenia zadania lub zdarzenia. Jeśli użytkownik spróbuje zapisać formularz bez uzupełnienia wymaganego pola, zostanie o tym poinformowany za pomocą komunikatu wyświetlanego pod tym polem.

Konfiguracja atrybutów zadań​

Lista wszystkich dostępnych atrybutów zadań znajduje się w Ustawienia, Zadania i zdarzenia, Atrybuty zadań.

Dodawanie nowego atrybutu zadań​

Aby dodać nowy atrybut zadań należy kliknąć przycisk dodaj nowy na liście wszystkich dostępnych atrybutów, a następnie wypełnić formularz podając:

  • Nazwę
  • Typ
  • Typ wyświetlanych podpowiedzi - określenie sposobu prezentowania opcji w selektorze, gdy wybrano typ Lista wyboru. Dostępne warianty:
    • Wyświetlaj dostępne opcje - po kliknięciu w filtr, pokaże on dostępne opcje
    • Wyszukuj dostępne opcje - po kliknięciu w filtr, będzie on oczekiwał na wprowadzenie znaków aby wyszukać opcje
  • Wartość domyślną
  • Kolejność wyświetlania
  • Planowaną datę

Przypisywanie atrybutów do typów zadań​

Aby dodać atrybut do typu zadania należy w karcie edycji typu zadania zaznaczyć atrybuty, z którymi ma być ten typ powiązany.

Tworzenie nowego zadania lub zdarzenia​

Aby utworzyć nowe zdarzenie lub zadanie należy określić:

  • Datę rozpoczęcia
  • Datę zakończenia
  • Cykliczność zadania
  • Wykonawcę zadania
  • Typ
  • Nazwę
  • Powiązane firmy
  • Opis

Grupowe zadania i zdarzenia dla kontrahentów​

W celu dodania zadania lub zdarzenia dla wielu kontrahentów, należy przejść do listy kontrahentów i dodać wybranych do schowka. Dla wszystkich kontrahentów ze schowka wystarczy wybrać przycisk dodaj zadanie lub dodaj zdarzenie.

Zadania i zdarzenia - wprowadzenie​

W systemie mamy 3 rodzaje rejestrowanych operacji:

  1. Zadania aktywne.
  2. Zadania zakończone.
  3. Zdarzenia.

Zadanie aktywne - typ operacji, które będą wykonane w przyszłości i nie są ukończone. Zadanie aktywne jest typem wyjściowym dla zadań zakończonych i zdarzeń.

Zadanie zakończone - typ operacji, który określa zadanie zakończone (wykonane). Wraz ze zdarzeniem pojawia się w momencie wykonywania zadania aktywnego i do momentu istnienia zdarzenia po tym zadaniu aktywnym, zadanie zakończone jest nieusuwalne.

Zdarzenia - wszystkie operacje wykonywane w przeszłości. Są tworzone samodzielnie, lub są efektem wykonywanych zadań bądź rejestracji zdarzeń automatycznych.

Aby wejść do sekcji Zadania i zdarzenia należy z menu wybrać opcję Ustawienia, a następnie Zadania i zdarzenia

W sekcji "informacje" mamy dostępne takie opcje jak:

W sekcji "Ustawienia" mamy takie opcje jak:

  • Konfigurowanie następników dla zadań - opcja włącza i wyłącza panel do zarządzania następnikami po wykonywanych zadaniach, który dostępny jest podczas edycji typu zadania/zdarzenia.
  • Włącz szablon do konfiguracji automatycznych zadań i zdarzeń po zadaniach/zdarzeniach - opcja włącza lub wyłącza możliwość tworzenia szablonów zadań i zdarzeń, które automatycznie są tworzone w systemie bez ingerencji użytkownika. Edytuje się je na widoku edycji typu zadania/zdarzenia.
  • Domyślnie zaznaczona opcja tworzenia nowego zadania - opcja włącza i wyłącza zaznaczenie opcji "po zapisie utwórz nowe zadanie" na widoku okna dodawania nowego zadania.
  • Delegowanie zadań podczas rejestracji zdarzenia
  • Rozmiar pola opisu - określa wielkość pola opisu dla zadań/zdarzeń na widoku dodawania/edycji zadania/zdarzenia.
  • Wymagalność atrybutów dla zadań i zdarzeń - opcja włącza i wyłącza możliwość wybrania na widoku edycji typu zadania/zdarzenia, który z wybranych atrybutów ma być wymagalny.
  • Wskazywanie osoby klienta tylko z firmy powiązanej z zadaniem/zdarzeniem - opcja włącza i wyłącza wymuszanie w systemie podpowiadania osób klienta tylko z tej firmy (lub kilku firm), która została powiązana z wybranym zadaniem/zdarzeniem. Kliknięcie w selektor skutkuje wyświetleniem listy osób możliwych do wskazania.
  • Zablokowanie możliwości tworzenia zadań wstecz i zdarzeń w przód - opcja włącza i wyłącza możliwość tworzenia zadań w tył i zdarzeń w przód.

Tworzenie nowego zadania lub zdarzenia​

Aby utworzyć nowe zdarzenie lub zadanie należy określić:

  • Datę rozpoczęcia
  • Datę zakończenia
  • Określić cykliczność zadania
  • Wykonawcę zadania
  • Typ
  • Nazwę
  • Powiązane firmy
  • Opis

Zadania i zdarzenia kontrahenta​

Zadania i zdarzenia konkretnego kontrahenta są widoczne na karcie kontrahenta w zakładce Zadania i zdarzenia

Aby ułatwić poruszanie się po systemie i zwiększyć efektywność pracy, dodatkowe przyciski do tworzenia zadań i zdarzeń znajdują się na kalendarzu użytkownika, liście zadań/zdarzeń oraz widgecie Kalendarz.

Definiowanie nowego typu zadania/zdarzenia​

Nowy typ zadani lub zdarzenia możemy zdefiniować dodając go poprzez przejście do Ustawienia -> Zadania i zdarzenia -> Typy zadań. Następnie klikamy przycisk "Dodaj nowy". W tym momencie musimy zdefiniować:

  • Nazwę nowego typu zadania/zdarzenia
  • Priorytet zadania - nadanie priorytetu danemu zadaniu/zdarzeniu
  • Czy definiowany typ jest zdarzeniem (jeżeli tak zaznaczamy checka, jeżeli nie zostawiamy)
  • Automatyczne - definiujemy czy zdarzenie jest używane podczas automatycznych operacji (np zmiana fazy), wówczas zdarzenia nie wyświetlają się na liście wyboru przy tworzeniu zadania/zdarzenia
  • Powiadamiaj wykonawcę komunikatem - po utworzeniu zadania określonego typu, wykonawca zostanie powiadomiony o utworzonym dla niego zadaniu. Komunikat wyśle się jeśli twórca zadania nie jest jego wykonawcą.
  • Prywatny - definiujemy czy zdarzenie ma być wyświetlane w trybie prywatnym, czyli wyświetlać się tylko wykonawcy zadania (opcja dostępna od wersji 7.0.2)
  • Ukryj szczegóły zadania - dla danego typu zadania, jego szczegóły są dostępne tylko wykonawcy. Ukryta jest nazwa oraz opis zadania. Nikt poza wykonawcą nie może modyfikować zadania.
  • Umożliwiaj określenie daty zakończenia oraz czasu trwania - daje możliwość tworzenia zadań, które nie będą posiadały daty i godziny zakończenia, jeżeli opcja będzie odhaczona
  • Planowaną datę
  • Ikona - możliwość wybrania standardowej ikony dla typu zadania lub zdarzenia, można też wybrać własną ikonę wykorzystując pole obok ikon w które wpisać należy krótki kod HTML z lokalizacją na dysku np< img src="\images\ikona.png" height="15" width="15" /> lub w sieci < img src="http:{link do pliku}" height="15" width="15" />
  • Kolor ikony - możliwość zmiany koloru standardowych ikon.
  • Atrybuty dostępne w oknie dodawania zadania/zdarzenia

Po określeniu tych danych klikamy przycisk "Zapisz", wówczas w systemie pojawi się nowy typ zadania/zdarzenia. Po zapisie należy nadać uprawnienia dla profili, które mogą rejestrować lub podglądać dany typ zadania/zdarzenia.

Powiadomienie o zbliżającym się terminie wykonania zadania​

Definiując lub edytując zadanie możemy ustawić przypomnienie o jego wykonaniu wybierając ile minut,godzin,dni przed wykonaniem zadania ma pojawić się przypomnienie. Przypomnienie o zadaniu pojawia się w formie pop-upa - w prawym dolnym rogu ekranu (jeżeli jesteśmy w momencie przypomnienia zalogowani do systemu) lub w formie okienka po zalogowaniu. Po wyświetleniu przypomnienia można wybrać opcję przypomnij mi ponownie i znów podać ile czasu przed planowanym zadaniem ma pojawić się przypomnienie

Zadania cykliczne​

W systemie istnieje możliwość zdefiniowania zadań cyklicznych, które powtarzają się co wyznaczony interwał aż do wyznaczonej daty końcowej lub w nieskończoność.

Cykliczność można ustawić tylko na nowo tworzonym zadaniu. Na zadaniu, które ma ustawioną cykliczność nie można jej wyłączyć.

Dostępne ustawienia cykliczności to:

  • codziennie

  • co tydzień

  • co miesiąc

  • co kwartał

  • co pół roku

  • co rok

  • własna wartość (ilość dni, tygodni, miesięcy, lat)

Ustawianie cykliczności

Edycja zadania cyklicznego​

Zalecaną metodą edycji zadań cyklicznych jest użycie widoku Kalendarza lub widgetu Kalendarz na pulpicie. Na kalendarzu widzimy wszystkie wystąpienia zadań cyklicznych i możemy rozpocząć edycję wybranego.

Zadanie cykliczne na kalendarzu

Po zmianie danych zadania cyklicznego zostanie wyświetlone dodatkowe pytanie na temat sposobu zapisu wprowadzonych zmian. Zmiany możemy zapisać dla:

  • tylko aktualnie edytowanego wystąpienia zadania

  • aktualnie edytowanego wystąpienia zadania oraz wszystkich następnych wystąpień

  • wszystkich zadań w danym cyklu

Edycja zadania cyklicznego

Uwaga! W przypadku edycji cykliczności zadania oraz wybraniu opcji “Wszystkie zadania” wszystkie odstępstwa od reguły cykliczności (edytowane zadania zapisane przez “tylko te”) są czyszczone. Może to skutkować przywróceniem usuniętych z cykliczności zadań lub zresetowaniem zmian wprowadzonych na tych zadaniach.

Wykonywanie zadania cyklicznego​

Wykonywanie zadań cyklicznych przebiega analogicznie jak wykonywanie zadania niecyklicznego, ale możliwe jest tylko z widoku Kalendarza lub widgetu Kalendarz na pulpicie.

Usuwanie zadań cyklicznych​

Przy usuwaniu zadań cyklicznych pokazywane jest okno z pytaniem o metodę usuwania. Analogicznie do edycji możemy usunąć:

  • tylko aktualnie edytowane wystąpienie zadania

  • aktualne wystąpienie oraz wszystkie kolejne

  • wszystkie zadania w danym cyklu

Usuwanie zadania cyklicznego

Wyświetlanie na widoku procesu​

Jeżeli zadanie cykliczne jest powiązane z procesem, to pierwsze zadanie z cyklu wyświetla się na procesie z dodatkową ikoną informującą o włączonej cykliczności. Inne zadania z cyklu nie są wyświetlanie na procesie.

Zadanie cykliczne powiązane ze zleceniem

Domyślna data zdarzenia po wykonaniu zadania​

Dla danego typu zdarzenia można oznaczyć jaka data rozpoczęcia lub zakończenia ma być ustawiania po wykonaniu zadania jeśli nie została ona przesłana.

Domyślna data zdarzenia

Wyświetlanie zadań i zdarzeń w trybie 2 kolumn​

Wyświetlanie zdarzeń i zadań w trybie 2 kolumnowym jest możliwe tylko dla nowego widoku. Aby włączyć widok należy wykonać:

Parametry systemy -> Wygląd systemu -> Nowy wygląd zadań/zdarzeń ustawić na wartość "TAK"

Po zapisaniu ustawień w sekcji "Wygląd systemu" pojawi się ustawienie "Nowy wygląd zadań/zdarzeń (widok 2 kolumnowy)"

Widok 2 kolumnowy

Widok modala zadania/zdarzenia

Widok 2 kolumnowy modal