Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)

Przeznaczenie, wymagania, przykłady

Przeznaczenie

Moduł służy do wysyłki faktur elektronicznych zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów do systemu KSeF.

Wymagania

• Licencje: "Integracja z KSeF" (#235), "Nowa lista faktur" (#211) oraz "Nowy wygląd faktur Aktywny proces CRON" (#235)
• Certyfikaty KSeF
• Aktywny proces CRON

Konfiguracja i funkcjonalności

Uruchomienie wysyłki faktur do KSeF wymaga uzyskania certyfikatów z KSeF oraz konfiguracji kilku elementów w systemie zgodnie z poniższymi punktami.

Uzyskiwanie certyfikatów KSeF

Do logowania oraz podpisywania dokumentów wymagane jest wygenerowanie dwóch certyfikatów wraz z ich kluczami prywatnymi i hasłami dostępu.

1. Przejdź do Aplikacji Podatnika KSeF.

2. Wybierz opcję uwierzytelnienia w KSeF.

3. Wybierz opcję logowania.

4. Po zalogowaniu przejdź do sekcji Certyfikaty i wybierz Wnioskuj o certyfikat. Nadaj nazwę certyfikatowi i wprowadź hasło dla klucza prywatnego (zapisz je).

   

5. Zatwierdź formularz przyciskiem Generuj. System w tym momencie wygeneruje dla Ciebie klucz prywatny dla certyfikatu (zapisz go na dysku).

   

6. W kolejnym kroku wybierz typ certyfikatu: Podpisywanie linku do weryfikacji wystawcy i wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.

   

7. System KSeF wygeneruje dla Ciebie certyfikat wybierz opcję pobrania go na dysk.

   Uwaga! Proces generowania certyfikatu może trwać kilka minut, w razie odśwież stronę przyciskiem Odśwież .

   

8. UWAGA Te same czynności należy wykonać dla drugiego typu certyfikatu Uwierzytelnianie w systemie KSeF, który również jest wymagany do działania integracji.

Konfiguracja integracji z KSeF

Uruchomienie integracji

1. Zaloguj się do systemu jako administrator.
2. Przejdź do Ustawienia → Integracja → Integracja z KSeF.
3. W sekcji Integracja z KSeF, włącz integrację przyciskiem ON.

W selektorze Adres URL API KSeF należy wybrać środowisko, na którym chcemy pracować. Do wyboru mamy:

• Środowisko testowe (TE) - brak skutków prawnych; brak uwierzytelniania.

• Środowisko demonstracyjne / przedprodukcyjne (TR) - brak skutków prawnych; uwierzytelnianie jak na wersji produkcyjnej.

• Środowisko produkcyjne (PRD) - wywołuje skutki prawne.

  

Konfiguracja KSeF

Na liście konfiguracji KSeF wyświetlają się skonfigurowane integracje z KSeF.

Dodanie nowej konfiguracji KSeF odbywa się poprzez przycisk + dodaj. Wyświetli się modal, w którym należy wypełnić pola:

• Nazwa - nazwa konfiguracji KSeF.
• System - należy wybrać KSeF.
• Dane do uwierzytelniania
  • Certyfikat do uwierzytelniania - certyfikat przeznaczony do uwierzytelniania w KSeF. Certyfikat uzyskuje się przez złożenie wniosku w Aplikacji Podatnika KSeF. Poprzez przycisk wybierz plik, należy dodać plik z certyfikatem, który pobrano składając wniosek.
  • Klucz prywatny - klucz prywatny dla certyfikatu przeznaczonego do uwierzytelniania w KSeF. Klucz prywatny uzyskuje się w trakcie składania wniosku o certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF. Poprzez przycisk wybierz plik, należy dodać plik z kluczem prywatnym, który pobrano składając wniosek.
  • Hasło do klucza prywatnego - hasło do klucza prywatnego dla certyfikatu przeznaczonego do uwierzytelniania w KSeF. Hasło podaje się w trakcie składania wniosku o certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF. Należy podać hasło, które utworzono w trakcie składania wniosku.
• Dane do podpisywania linku weryfikacyjnego
  • Certyfikat do podpisywania - certyfikat przeznaczony do podpisywania linku na potrzeby weryfikacji wystawcy. Certyfikat uzyskuje się przez złożenie wniosku w Aplikacji Podatnika KSeF. Poprzez przycisk wybierz plik należy dodać plik z certyfikatem, który pobrano składając wniosek.
  • Klucz prywatny - klucz prywatny dla certyfikatu przeznaczonego do podpisywania linku na potrzeby weryfikacji wystawcy. Klucz prywatny uzyskuje się w trakcie składania wniosku o certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF. Poprzez przycisk wybierz plik, należy dodać plik z kluczem prywatnym, który pobrano składając wniosek.
• Hasło do klucza prywatnego - hasło do klucza prywatnego dla certyfikatu przeznaczonego do podpisywania linku na potrzeby weryfikacji wystawcy. Hasło podaje się w trakcie składania wniosku o certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF. Należy podać hasło, które utworzono w trakcie składania wniosku.

Po wypełnieniu formularza należy kliknąć przycisk zapisz.

Seria dokumentów

W kontekście integracji z systemem KSeF ważne jest zdefiniowanie, które serie dokumentów sprzedażowych, mają być eksportowane i z jakiej konfiguracji mają korzystać (domyślnie, żadna seria nie będzie eksportowana do KSeF).

W celu konfiguracji serii dokumentów należy przejść do Ustawienia → Parametry systemu → Serie dokumentów.

Następnie, jeśli posiadamy już wcześniej utworzone serie dokumentów sprzedaży, w filtrze kliknąć pole "Typ dokumentu" i wybrać "Dokument sprzedaży" oraz kliknąć przycisk szukaj. Następnie należy kliknąć wybrany dokument w celu jego edycji. Pojawi się ekran edycji serii dokumentu, w którym w polu "Konfiguracja KSeF" należy wybrać wcześniej zdefiniowaną konfigurację KSeF.

Zmiany należy, zatwierdzić przyciskiem zapisz.

Przykładowy zrzut ekranu z konfiguracją KSeF o nazwie "domyślny".

Gdy nie ma na liście żadnej serii dokumentu sprzedaży, należy ją dodać poprzez przycisk dodaj nowy - więcej o tworzeniu serii dokumentów w module Ustawienia systemu.

Konfiguracja danych podstawowych

Dane podstawowe kontrahenta stanowią kluczowy element, ponieważ będą używane w polu sprzedawca w procesie wystawiania i wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF. Przechodząc do Ustawienia → Parametry systemu → Sekcja: Ustawienia serwisu należy uzupełnić następujące pola:

• Nazwa firmy
• Adres
• Numer budynku
• Numer lokalu
• Miasto
• Kod pocztowy
• NIP
• Nazwa banku
• Numer konta bankowego

Szablony wydruków

W systemie istnieje możliwość skonfigurowania szablonu dokumentu sprzedaży o typie "Sprzedaż / zakup PDF", gdzie na wydruku PDF będą mogły być umieszczone kody QR do zeskanowania. Więcej o konfiguracji szablonów w module: Szablony. Dostępne tagi związane z funkcjonalnością KSeF to:

• Link do faktury w KSeF - generuje link do faktury w systemie KSeF w formie hiperłącza.
• Kod QR do faktury KSeF - generuje link do faktury w systemie KSeF w formie kodu QR.
• Kod QR wystawcy - w przypadku niedostępności KSeF, gdy faktura została wystawiona w trybie OFFLINE, oprócz kodu QR w trybie OFFLINE można również umieścić kod QR, potwierdzający uprawnienia do wystawiania faktur.

Status kolejki dla wysyłki e-Faktur

Status kolejki dla wysyłki e-Faktur to lista dokumentów sprzedażowych informująca o aktualnym stanie przetwarzania i wysyłki faktur do systemu KSeF. W celu przejścia do statusów kolejki dla e-faktur należy przejść do: Ustawienia → Integracje → Integracja z KSeF → Status kolejki dla wysyłki e-Faktur. Na liście znajdują się pola:

• Data zakolejkowania - określa datę, kiedy dokument sprzedażowy został dodany do kolejki.
• Dokument sprzedaży - numer faktury
• Status - informuje na jakim etapie jest dane faktura. W polu tym mogą pojawić się wartości: Przetwarzanie, W kolejce, Nie wysłano, Błąd, Wysłano.
• Komunikat o błędzie - informuje o błędzie, jaki został zwrócony przez system KSEF.

Przykładowy zrzut ekranu z dokumentami w kolejce.