Powiadomienia

Lista dostępnych powiadomień

W systemie możemy skonfigurować powiadomienia, które będą związane z:

• Procesem;
• Nowym zamówieniem;
• Zamówieniem oczekującym na weryfikację;
• Nowym zapytaniem ofertowym;
• Zaakceptowanym zapytaniem ofertowym;
• Nową fakturą;
• Nowym zapytaniem doradczym;
• Zrealizowanym zapytaniem doradczym;
• Odrzuconym zapytaniem doradczym;
• Rozpatrywanym zapytaniem doradczym;
• Nowym raportem sprzedaży;
• Zaakceptowanym raportem sprzedaży;
• Rejestracją nowego kontrahenta;
• Nowym wnioskiem urlopowym;
• Zaakceptowanym wnioskiem urlopowym;
• Odrzuconym wnioskiem urlopowym.

Konfiguracja powiadomień mailowych

Aby, skonfigurować powiadomienia mailowe należy podać dane konfiguracyjne serwera SMTP, które znajdują się w Ustawienia Parametry systemu , podając następujące dane:

• Serwer poczty SMTP – adres serwera poczty SMTP;
• Numer portu;
• Metoda uwierzytelniania;
• Użytkownik – nazwa użytkownika poczty;
• Nowe hasło – określenie hasła do poczty dla podanego użytkownika;
• Nadawca – nazwa określająca nadawcę poczty;
• Email – adres e-mail poczty użytkownika;
• Weryfikuj certyfikat serwera – używany w przypadku konieczności potwierdzenia wyjątku SSL z innej domeny;
• Testuj konfigurację SMTP - kliknięcie powoduje sprawdzenie konfiguracji (jeżeli jest prawidłowa, otrzymamy wiadomość na skrzynkę, którą ustawiliśmy);
• Kolejkowanie wiadomości - w przypadku braku połączenia z serwerem SMTP, tworzy kolejkę wiadomości do wysłania i po nawiązaniu połączenia sukcesywnie je wysyła;
• Pozwól na trwałe usuwanie wiadomości powyżej - wpisujemy liczbę dni, po których wiadomości mają zostać trwale usunięte.

Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem „zapisz”. Istnieje możliwość utworzenia kilku powiadomień dla procesów po zmianie fazy z tym samym zdarzeniem i szablonem (od wersji 7.4.3).

Uwaga: konfiguracja ta jest dostępna również z poziomu edycji systemowego konta pocztowego (domyślna nazwa konta to "Konto systemowe"). Jeżeli zostaną uzupełnione dane do połączenia IMAP oraz włączony jest nowy wygląd wiadomości e-mail, wiadomości będą trafiać do folderu wiadomości wysłanych. Dzięki temu możliwe będzie sprawdzenie, czy wiadomość została wysłana.

Konfiguracja szablonów powiadomień

Dostępne szablony dla powiadomień to:

• Powiadomienie o rejestracji - informacja o zarejestrowaniu konta w systemie, zarówno dla kontrahenta, jak i administratora.
• Powiadomienie o aktywacji - informacja o aktywacji konta w systemie.
• Powiadomienie o zmianie hasła - informacja o zmianie hasła w systemie. Wówczas w temacie wysyłana jest nazwa szablonu, jeśli taki szablon istnieje. Jeśli nie istnieje, to "nazwa nadawcy" z "ustawienia serwera SMTP" z "Parametrów systemu", jeśli nie ma to temat "Zmiana hasła".

Aby skonfigurować własne szablony powiadomień należy wejść w

Ustawienia Szablony Lista szablonów Dodaj nowy . Jako typ wybieramy jeden z wyżej wymienionych szablonów dla powiadomień.

Konfigurowanie powiadomień po zdarzeniach

Aby, stworzyć powiadomienie po zdarzeniu należy określić:

• Typ zdarzenia, dla którego chcemy otrzymywać powiadomienie
• Nazwę powiadomienia
• Typ powiązania ze zdarzeniem
• Typ powiadomienia - e-mail, SMS lub powiadomienie w aplikacji
• Odbiorcę - przy kilku typach powiązania, jest możliwość wpisania dodatkowego adresu, na które będzie wysłane powiadomienie
• Szablon
• Temat powiadomienia
• Treść powiadomienia

Uwaga: W przypadku powiadomienia z typem powiązania "Powiązane z nową fakturą" lub "Powiązanie ze zmodyfikowanym zamówieniem", nie jest konieczne wybieranie szablonu.

Konfiguracja powiadomienia dla osoby z konkretną cechą

Do stworzenia powiadomienia dla osoby z konkretną cechą potrzebne są zdefiniowane atrybuty pracowników - kontrahentów( Ustawienia -> Parametry kontrahentów -> Atrybuty pracowników - kontrahentów typu lista (jedno lub wielokrotnego wyboru) lub prawda/fałsz. Jeżeli posiadamy te atrybuty możemy przejść do edycji lub tworzenia powiadomienia po konkretnej akcji (wystawienie dokumentu np. zamówienia). Przechodzimy do Parametrów systemu -> Powiadomienia po zdarzeniach następnie:

• Edytujemy lub tworzymy nowe powiadomienie;
• Zaznaczamy check'iem "osoba z konkretną cechą";
• Wybieramy z listy atrybut (nazwę), który chcemy zdefiniować do wysyłki powiadomień;
• Ustawiamy porównanie, do wyboru : równe, różne od, występuje w, nie występuje w;
• Wybieramy wartość lub wartości atrybutu
• Zapisujemy zmiany

Po określeniu adresata, powiadomienie wyśle się tylko wówczas, kiedy w kartotece klienta, którego powiadomienie dotyczy, występuje osoba z wybranym atrybutem. Jeśli więcej osób posiada daną cechę, wysyłanych jest więcej powiadomień.

Schemat powiadomień

Atrybut typu lista jednokrotnego wyboru

• równe - atrybut kontrahenta równy wybranej opcji
• różne od - atrybut kontrahenta różny od wybranej opcji
• występuje w - atrybut kontrahenta przyjmuje jedną z wybranych wartości
• nie występuje w - atrybut kontrahenta jest różny od dowolnej z wartości albo jest w ogóle nie określony

Atrybut typu lista wielokrotnego wyboru

• równe - kontrahent musi mieć dokładnie te same wartości atrybutów i nic poza tym
• różne od - kontrahent NIE MA dokładnie tych samych wartości albo ma coś ponad to
• występuje w - co najmniej jedna z wartości atrybutu kontrahenta zgadza się z wartościami wybranymi w powiadomieniu
• nie występuje w - żadna z wartości atrybutu kontrahenta NIE zgadza się z żadną z wartości wybranych w powiadomieniu

Atrybut typu prawda/fałsz

• Równe - PRAWDA atrybut kontrahenta równy PRAWDA
• Równe - FAŁSZ atrybut kontrahenta równy FAŁSZ

Konfiguracja powiadomienia po zmianie na zamówieniu

W przypadku włączenia dla atrybutu tekstowego typu czat rejestracji zdarzenia automatycznego, istnieje możliwość skonfigurowania wysłania powiadomienia e-mail po zmianie na zamówieniu.

Względem standardowego tworzenia powiadomienia pojawiają się zmiany w następujących polach:

• Odbiorca
• uczestnik rozmowy na czacie - wybór tej opcji powoduje wysłanie powiadomienia do każdej osoby, która zamieściła komentarz w ramach czatu
• Typ powiązania - powiązane ze zmodyfikowanym zamówieniem
• Szablon - wskazujemy szablon wydruku, który ma zostać załączony do wiadomości e-mail (można zostawić puste)