Obsługa zamówień klienta

Parametry zamówień klienta

Obszar służy do określania zasad działania systemu w stosunku do użytkowników ze strony klientów. Obszary konfiguracji:

• Maksymalna proponowana data realizacji zamówienia (dni od dziś): – określa liczbę dni, jaka może dzielić proponowaną datę realizacji zamówienia przez klienta od dnia bieżącego (np. nie później niż 30 dni)

• Minimalna proponowana data realizacji zamówienia (dni od dziś): - określa liczbę dni, jaka może dzielić proponowaną datę realizacji zamówienia przez klienta od dnia bieżącego (np. nie wcześniej niż 5 dni)

• Domyślna data realizacji zamówienia (dni od dziś): – określa, jaką domyślną datę system ma podstawiać w polu "proponowana data realizacji zamówienia klienta"

• Status zamówienia zmieniany na podstawie: - określa co ma być podstawą do uznania zamówienia za zrealizowane (tylko dla synchronizacji)

• Pokazuj zdjęcia produktów w koszyku: - określa czy dostępne jest wyświetlanie zdjęć w koszyku

• Zdjęcia w koszyku: - określa czy zdjęcia w koszyku mają się domyślnie pokazywać czy nie

• Osobne koszyki dla głównych kategorii produktów: – określa czy system ma automatycznie tworzyć osobne koszyki dla głównych kategorii towarowych (przydatne jeśli nie chcemy aby towary z różnych kategorii się mieszały w zamówieniach i zapytaniach)

• Pozwól tworzyć koszyki: – określa czy klient może tworzyć nieskończenie wiele własnych koszyków czy ma do dyspozycji tylko te utworzone systemowo

• Domyślna ilość w koszyku: - domyślna liczba sztuk

• Kopiowanie towarów pomiędzy koszykami: - określa czy użytkownik będzie mógł kopiować zawartość koszyka do innych koszyków

• Włącz FastTrack szybkie dodawanie pozycji do koszyka: - opcja służy do włączenia dostępu do szybkiego dodawania pozycji do koszyka

• Włącz panel szybkiego zamawiania: - opcja służy do włączenia możliwości korzystania z szybkich zamówień klienta (dostępne tylko dla włączonego modułu szybkich zamówień)

• Informowanie o przekroczeniu stanu magazynowego: - opcja określa czy klient ma być uprzedzany o przekroczeniu stanu magazynowego w wypadku chęci dodania towaru do koszyka lub zmianie jego ilości

• Pokazuj ilość dostępnych kompletów: – na karcie produktu, w produkcie który jest kompletem, system pokaże ilość możliwych do stworzenia kompletów w zależności od dostępnych komponentów

• Pokazuj listę koszyków w menu: – w menu pojawi się lista używanych wypełnionych koszyków kontrahenta

• Pozostań na liście po dodaniu produktu do koszyka: - określa czy po dodaniu produktu do koszyka, system przenosi nas do koszyka czy pozostaje na liście produktów

• Pokazuj wyłącznie ceny indywidualne: - włączenie spowoduje, iż kontrahent będzie widział tyko indywidualne ceny na produkty

• Przycisk "kontynuuj zakupy" w koszyku: - włączenie/wyłączenie dodatkowego przycisku pozwalającego na powrót do kategorii produktowych

• Grupuj produkty w koszyku: - służy do automatycznego grupowania identycznych produktów w koszyku; opcja jest niemożliwa do wyłączenia jeżeli w tym samym czasie jest aktywna opcja Zablokuj możliwość złożenia zamówienia jeśli przekracza dostępną ilość

• Import produktów do koszyka z pliku: - służy do włączenia możliwości dodawania produktów z pliku CSV

• Przycisk "pobierz w formacie PDF" dostępny w koszyku: - umożliwia włączenie możliwości pobrania listy produktów będących w koszyku w formacie pdf

• Sortuj produkty w koszyku i na dokumentach wg: – określa sposób sortowania produktów w koszyku i na dokumentach

• Autoryzacja zamówień: - włącza opcję autoryzacji zamówień

• Domyślny magazyn dla zamówień (subiekt): - określa magazyn dla subiekta

• Szablony zamówień aktywne: - określa czy szablony zamówień są włączone czy nie

• Pokazuj listę szablonów zamówień w menu

• Pokazuj stopień realizacji pozycji zamówień klienta

• Dodaj obrazek do koszyka

• Przelicz ceny w koszyku

• Predefiniowane koszyki: - umożliwia stworzenie koszyków dla klienta z różnymi opcjami

• Domyślny poziom zagnieżdżenia w drzewie

• Pokazuj link do karty produktu z pozycji w koszyku: umożliwienie administratorowi, zablokowania możliwości przejścia z koszyka do karty produktu (linkiem jest nazwa produktu lub zdjęcie) celem uniknięcia zaburzeń w procesie zamawiania produktu przez klienta. Jeśli parametr jest ustawiony na NIE, kupujący nie będzie miał linka do karty produktu z koszyka

• Domyślna ilość na zamówieniu z kontraktu - ustaw, jaka ma być domyślna ilość produktu na zamówieniu z kontraktu - zero, czy zgodną z ilością na pozycji kontraktu

• Pokaż ilość produktów w koszyku na ofercie produktowej - przedstawi na ofercie produktowej ile sztuk produktu znajduje się w koszyku kontrahenta

• Przesuń zamówienie do autoryzacji jeśli przekracza limit kupiecki lub dostępną ilość

• Zablokuj możliwość złożenia zamówienia jeśli przekracza dostępną ilość - od wersji 6.0.6 - możliwość całkowitego zablokowania złożenia zamówienia od strony klienta, jeżeli produktów, które dodane do koszyka, nie ma na magazynach - klient zostanie poinformowany stosownym komunikatem o braku produktów na stanie. Włączenie opcji powoduje niemożliwość wyłączenia grupowania produktów w koszyku

• Zapisuj informacje o powodzie przeniesienia zamówienia do autoryzacji

Dokumenty zamówień - serie

Serie dokumentów – sekcja zarządzająca definicjami serii dokumentów przedstawiona w formie tabeli:

• ID – unikalny numer definicji serii dokumentów;
• Nazwa definicji – nazwa definicji serii dokumentów;
• Typ dokumentu – typ dokumentu definicji;
• Podtyp dokumentu – podtyp dokumentu definicji;
• Storehouse – określenie magazynu.

Najczęściej wykorzystywane funkcje:

• Tworzenie nowych definicji serii dokumentów;
• Edycja definicji serii dokumentów;
• Usuwanie definicji serii dokumentów;
• Wyszukiwanie definicji serii dokumentów;

Tworzenie nowych definicji serii dokumentów

Aby stworzyć definicję serii dokumentów należy:

• Kliknąć przycisk „dodaj nowy”;

• Wprowadzić dane w następujące pola:

  • Typ dokumentu – określenie typu dokumentu;
  • Nazwa definicji – nazwa definicji serii dokumentów;
  • Schemat numeracji – schemat numeracji definicji;
  • Typ numeracji – określenie typu numeracji;
  • Magazyn – wybór magazynu.

• Kliknąć przycisk „zapisz”, aby zatwierdzić dane.

Edycja definicji serii dokumentów

Aby zmodyfikować dane definicji serii dokumentów należy:

• Kliknąć na nazwę definicji;

• Wprowadzić można zmiany w następujących polach:

  • Nazwa definicji – nazwa definicji serii dokumentów;
  • Schemat numeracji – schemat numeracji definicji;
  • Typ numeracji – określenie typu numeracji;
  • Podtyp dokumentu – określenie podtypu dokumentu;
  • Magazyn – wybór magazynu.

• Kliknąć przycisk „zapisz”, aby zatwierdzić zamiany.

Usuwanie definicji serii dokumentów

Aby usunąć definicję serii dokumentów należy:

• Kliknąć na nazwę definicji;
• Kliknąć przycisk „usuń”, aby usunąć definicję.

Wyszukiwanie definicji serii dokumentów

Aby wyszukać definicje serii dokumentów należy:

• Wprowadzić odpowiednie dane w pola wyszukiwania;
• Kliknąć przycisk „szukaj”, aby wyszukać.

Składanie zamówienia - koszyk

Tworzenie nowych koszyków – w zależności od ustawień systemu dostępne koszyki są predefiniowane lub mogą być tworzone przez klienta. Lista dostępnych koszyków jest widoczna w prawym górnym rogu. Aby utworzyć nowy koszyk należy:

• Wejdź do aktywnego koszyka
• Z rozwijanego menu wybierz "stwórz nowy koszyk"
• Zatwierdź wybór przyciskiem "przejdź do koszyka"
• Zostanie utworzony "nowy koszyk", kolejne koszyki będą otrzymywać numer przy nazwie.

Edycja istniejących koszyków - po przejściu do aktywnego koszyka klient może zmienić jego nazwę lub przejść do listy koszyków, w której (poza zmianą nazwy) może dodatkowo wyszukiwać lub usuwać istniejące koszyki.

Dodawanie produktów do koszyka - W zależności od ustawień systemu, klient może dodawać produkty do koszyka na różne sposoby:

• po wejściu w listę produktów może określić liczbę produktów, koszyk do jakiego mają trafić oraz zatwierdzić przyciskiem
• jeśli udostępniona została opcjaFast Track to możliwym jest dodawanie produktów bezpośrednio z koszyka po określeniu kodu i ilości
• istnieje równieżPanel szybkich zamówień klienta, który działa w sposób zbliżony do Fast Tracka.

Kopiowanie produktów - system udostępnia klientom kopiowanie produktów z jednego koszyka do drugiego, aby to zrealizować należy:

• wejść do wybranego koszyka
• wskazać koszyk docelowy i zatwierdzić wybór przyciskiem "kopiuj produkty do koszyka"
• możliwym jest stworzenie nowego koszyka w trakcie kopiowania.

Finalizacja zamówienia - po wybraniu produktów klient może z poziomu koszyka:

• kontynuować zakupy
• zapisać zmiany
• złożyć zamówienie
• przygotować ofertę
• złożyć zapytanie ofertowe.

Część powyższych opcji może być niedostępna ze względu na konfigurację systemu.

Składanie zamówienia - zatwierdzanie dokumentu

W kolejnym kroku użytkownik może podać dodatkowe informacje niezbędne do złożenia zamówienia. Zakres informacji i procedury zależą od konfiguracji systemu.

Od wersji 6.0.6, obok wyboru, jest możliwość bezpośredniego dodania nowego adresu dostawy, poprzez kliknięcie przycisku "+ dodaj adres dostawy". Opcja jest również dostępna na widoku szybkiego zamówienia w Dokumenty -> Zamówienia klienta. Powyżej 20 adresów należących do kontrahenta, lista rozwijana zostanie zastąpiona autocomplete'm (wpisanie nazwy adresu, bądź nazwy miejscowości będzie skutkowało wywołaniem listy z podpowiedziami, z których będziemy mogli wybrać interesujący nas adres).

Generowanie dokumentu PDF z koszyka

W systemie możemy zdefiniować szablon PDF do koszyka, który będzie zawierał produkty dodane do koszyka. Aby to zrobić należy wejść w:

• Parametry szablonów -> Lista szablonów -> Dodaj nowy
• Wpisujemy nazwę
• Typ określamy jako "PDF z koszyka", który znajduje się na rozwijalnej liście
• Możemy zaznaczyć domyślny dla typu
• Pole specjalne - wybieramy z rozwijalnej listy "koszyk" i dodajemy te pola które nas interesują
• Klikamy "Zapisz"
• Następne wchodzimy w Parametry systemu -> Parametry zamówień klienta i zaznaczamy opcję Przycisk "pobierz w formacie PDF" dostępny w koszyku: na tak, a później przycisk "zapisz".
• Od teraz każdy, kto może dodawać produkty do koszyka, będzie mógł wydrukować ich listę.

Generowanie PDF z zamówienia

Z zamówienia można wygenerować PDF zgodnie z wybranym szablonem. Jeżeli jest więcej niż jeden szablon zamówienia klienta to pojawia się lista rozwijana do wyboru. Jeżeli istnieje tylko jeden szablon to wyświetla się jedynie przycisk "Pobierz w formacie PDF". Tworzenie szablonów zostało omówione w dziale Tworzenie i edycja własnych szablonów